5 способів зупинити стрес вхідних повідомлень та відновити контроль над своїм часом
Іноді мені здається, ніби я витрачаю цілий день, просто відповідаючи на електронні листи, ніколи не знаходячи часу, щоб дістатися до більш важливих проектів та завдань.
Коли справа стосується електронної пошти, це невід’ємний тиск і актуальність завдання. Легко відчувати, ніби нам слід постійно перевіряти електронні листи та швидко реагувати - або ми ризикуємо, що нас побачать ледачими, неорганізованими та непродуктивними.
Коли ваша папка вхідних повідомлень забита сотнями електронних листів, це надзвичайно важко дивитись. Ми можемо легко почуватися в паніці і не контролювати. Але насправді важливо не те, скільки повідомлень у вашій папці "Вхідні" - це скільки вашого власного мозку та розумової енергії знаходиться в цій папці "Вхідні". Це те, що саботує вашу продуктивність.
Щоб максимізувати свій потенціал, потрібно фільтрувати відволікаючі фактори та контролювати своє оточення таким чином, щоб активізувати вашу увагу та творчість. ти керуйте папкою "Вхідні" - не дозволяйте їй керувати вами.
Прийняття активнішого, а не реактивного підходу може значно допомогти вам уникнути в’язниці електронною поштою. Ось кілька порад щодо створення більш здорових стосунків з електронною поштою:
- Перейдіть на вхідну дієту.
Перевірка електронних листів кожні п’ять, 10 чи 15 хвилин може серйозно перешкодити вашій концентрації. Спробуйте адаптувати стратегію перевірки електронної пошти двічі на день: один раз вранці та один раз до кінця дня. Встановлення політики дозволить вам бути зосередженим протягом довших періодів часу. Якщо це допомагає, знайдіть відповідального партнера, який допоможе перевірити цю практику. - Закрийте поштовий клієнт.
Закрийте програму електронної пошти або браузер до запланованого часу реєстрації електронної пошти. Будьте впевнені, світ не закінчиться, якщо ви не відповідете негайно. Щоб допомогти приборкати свою залежність, спробуйте вимкнути з’єднання з Інтернетом, що використовує психологічний прийом, який називається «пристроєм прихильності». Якщо ви користувач Gmail, перевірте Inbox Pause, розширення Gmail, яке переводить ваші електронні листи на утримання, доки ви не будете готові їх знову отримати. - Вимкнути сповіщення та сповіщення.
Вимкніть звукові ефекти та нагадування. На комп’ютері та смартфоні вимкніть дзвінки, дзвінок та вібросигнали. Це може бути непотрібним для відволікання уваги, щоб привернути увагу до вирішення завдань. - “Відписуйтесь” часто та щедро.
Що стосується електронної пошти та продуктивності роботи, то менше - це більше. Пам’ятаєте, що коли ви реєструвались у списку розсилки універмагу, щоб отримати додаткові 20 відсотків? Виключіть інформаційні бюлетені та інші розсилки, які ви отримуєте регулярно. Звільніть місце у папці "Вхідні", скасувавши підписку на все, що ви не читаєте або не збираєтеся читати (наприклад, щоденні пропозиції щодо пропозицій). Це легко зробити, і це не займе багато часу, але воно того варте. Щоб зробити метушню ще простішою, спробуйте Unroll.me. Це не тільки допомагає відмовитись від підписки на небажані списки, але також зводить усі ваші підписки в дайджест. - Швидко приймайте рішення.
Кожен електронний лист вимагає дії. Хороше емпіричне правило: якщо дію можна закінчити протягом п’яти хвилин, зробіть це тоді і там. Наприклад, якщо вам потрібно прийняти рішення про участь у заході, швидко зробіть судження і відповідьте простим так чи ні. Для інших запитів враховуйте, скільки часу займе у вас завдання. Якщо це щось, що можна зробити за п’ять хвилин, приберіть це з дороги. Будьте твердими і дотримуйтесь вказівок, які ви собі встановили. Якщо це завдання, до якого вам потрібно повернутися, прийміть рішення: подати електронний лист у відповідну папку; роздрукувати його; або додайте його до списку справ. Обов’язково заплануйте час, коли ви повернетесь до завдання та опрацюєте його.Іноді найважче в спорожненні поштової скриньки - це прийняття того, що вам потрібно сказати «ні» запитам та можливостям. Ваш час обмежений і дуже цінний. Не витрачайте його, наздогнавши, живучи в папці "Вхідні"
Щодня, роблячи кілька невеликих кроків, щоб підняти електронне повідомлення з водійського місця, ви настільки наблизитесь до уважної роботи та на власних умовах.
PS: Якщо ви готові повернути контроль над своїм часом, змінити свої цифрові звички та жити більш збалансовано, мій цифровий курс детоксикації REWIRE для вас. Двері для REWIRE знову відкриваються восени з новими бонусами, дзвінками в реальному часі та запитаннями та відповідями.
Зареєструйтесь тут, щоб першими дізнатись, коли курс знову відкриється!
