Робоча електронна пошта може бути контрпродуктивною для менеджерів

Нове дослідження припускає, що електронна пошта може бути просто клопотом, а не користю для менеджерів, якщо тільки електронною поштою не буде добре керовано.

Насправді дослідники з університету штату Мічиган рекомендують менеджерам покращувати ефективність роботи, рідше перевіряючи свою електронну пошту.

Слідчі пояснюють, що не відстаючи від трафіку електронної пошти ставить високі вимоги до менеджерів, що заважає їм досягти своїх цілей і бути хорошими керівниками.

Дослідження, проведене професором менеджменту Расселом Джонсоном і опубліковане в Журнал прикладної психології, є одним з перших, хто вивчає, як відволікання уваги від електронної пошти впливає на менеджерів, їх продуктивність та роль лідерів.

Дослідники виявили, що працівники витрачають більше 90 хвилин щодня - або 7-1 / 2 години щотижня - на відновлення після перерв електронної пошти. Менеджери, за словами Джонсона, нічим не відрізняються, і їх відволікання має подальші наслідки.

"Як і більшість інструментів, електронна пошта корисна, але при надмірному або неадекватному використанні може стати руйнівною і навіть шкідливою", - сказав Джонсон.

"Коли менеджери намагаються оговтатися від перебоїв з електронною поштою, вони не досягають своїх цілей, вони нехтують обов'язками керівника, а їхні підлеглі не мають лідерської поведінки, необхідної для процвітання".

Дослідники пояснюють, що менеджери мають різні вимоги до інших співробітників, і коли вони почуваються пригніченими та непродуктивними через вимоги електронної пошти, вони реагують обмеженням поведінки керівника та вибором до тактичних обов'язків.

Цей захід, за словами Джонсона, є стратегічним та навмисним, щоб вони почувались більш продуктивними. "Цікаво, що ми виявили, що менеджери зменшили" поведінку лідера "більше, ніж ініціювали" структурну поведінку ", - сказав Джонсон.

«Колишня поведінка стосується мотивації та надихання підлеглих, оптимістичної розмови про майбутнє або пояснення того, чому важливі робочі завдання; останні є більш конкретними та зосередженими на завданнях, таких як встановлення цілей роботи, розподіл обов’язків або надання зворотного зв’язку ».

Отже, менеджери не тільки не керують ними, але вони також зосереджуються на більш дрібних завданнях задля відчуття продуктивності.

Щоб перевірити, як електронна пошта вимагає заважати менеджерам, Джонсон та його колеги збирали опитування групи двічі на день протягом двох тижнів.

Менеджери повідомляли про свою частоту та вимоги до електронних листів, про їхній прогрес у виконанні основних службових обов’язків, про те, як часто вони беруть участь в ефективних трансформаційних поведінках лідерів та ініціюють структуру поведінки лідера.

"Ми виявили, що в дні, коли менеджери повідомляють про високі вимоги щодо електронної пошти, вони повідомляють про нижчий рівень сприйняття роботи в результаті, і в свою чергу залучають до меншої кількості ефективних способів поведінки керівників", - сказав Джонсон.

Окрім невиконання власних обов’язків, відволікання уваги електронною поштою змушує підлеглих страждати через відсутність поведінки керівника або тих, що мотивують та надихають.

"Коли менеджери зменшують свою поведінку керівника та структуру поведінки, було показано, що виконання завдань працівників, задоволеність роботою, організаційна прихильність, внутрішня мотивація та залучення зменшуються, а стрес та негативні емоції працівників зростають", - сказав Джонсон.

Що важливо, за словами Джонсона, поведінка керівника має сильну кореляцію з результатами роботи співробітників, які, на жаль, були такими способами поведінки, які відійшли на другий план через відволікання електронної пошти.

“Мораль історії полягає в тому, що менеджери повинні виділити певний час для перевірки електронної пошти. Це дає менеджеру контроль - замість того, щоб реагувати щоразу, коли в папці "Вхідні" з'являється нове повідомлення, яке відводить контроль від менеджера ", - сказав Джонсон.

Джерело: Університет штату Мічиган