6 кроків для кращого управління часом: Інтерв’ю з Расселом Бішопом
Сьогодні я маю задоволення взяти інтерв’ю у Рассела Бішопа, на сьогоднішнього дня старшого головного редактора газети Huffington Post та засновника консультаційної та тренерської компанії Bishop & Bishop. Рассел є автором численних статей про владу вибору та усвідомлення, і в його розробці є дві книги. Експерт з питань особистої та організаційної трансформації, Рассел тренував керівні команди, підприємців та виконавчих директорів у 34 країнах світу. Він читав лекції для виконавчих програм МВА в UCLA, Техаському університеті та Вашингтонському університеті. Рассел отримав ступінь магістра з педагогічної психології в Університеті Каліфорнії і в даний час проживає в Санта-Барбарі, штат Каліфорнія.
Я рада, що мій чоловік Ерік не підслухав нашу розмову, бо Ерік уже кілька місяців переслідує мене, щоб перебирати мої електронні листи та видаляти ті, які мені не потрібні. Одного разу Рассел запитав мене, скільки повідомлень я маю у своїй поштовій скриньці. Я не зміг знайти номер. Нарешті, я щойно почав складати всі електронні листи з моїх п’яти акаунтів, і сказав йому, що цифра складає близько 70 000.
Він голосно засміявся.
"Що?" Я сказав: "Це багато?"
У будь-якому випадку, мені гостро потрібна певна робота з управління та організаційний тренінг, і я завжди насолоджувався публікаціями Рассела в The Huffington Post. Тож ось поділюсь з вами деякими його організаційними порадами!
Тереза: У вашому дописі "Чи багатозадачність корисна для вас?" ви пояснюєте різницю між багатозадачністю та багатоцільовістю. Перший призводить до напівзадачі, що не рекомендується. Як нам уникнути напівзадачі?
Рассел: Я думаю, що перше, що нам потрібно зробити, це зосередитись на меті та цінності того, що ми робимо. Більшість людей відволікається на те, що прямо перед ними. Вони отримують електронне повідомлення, тому читають його. Потім вони тягнуться до чогось і знаходять записку, за якою забули продовжити, тощо. Вони бачать те, що прямо перед ними. І вони роблять це, не довго думаючи.
Тереза: Отже, ви стверджуєте, що нам потрібно застосувати систему чотирьох квадрантів управління часом, яку Стівен Кові подає у своїй книзі «Сім звичок дуже успішних людей», про відмежування термінового від важливого?
Рассел: Точно. Це класична формула - термінова проти важливої, яка допомагає людині приділити належну увагу чомусь, щоб оцінити її цінність, щоб нетермінові питання не стали нагальними. Тому що головна натяка, яку я чую від своїх клієнтів, полягає в тому, що вони постійно борються з пожежами. Я кажу їм: "Не будьте корпоративним підпальником".
Тереза: Звучить добре, але як ти це робиш?
Рассел: Працюючи трохи більше як пожежна служба. Чи можуть ці хлопці дозволити собі пробити шину або механічні проблеми з вантажівкою? Ні. Життя залежить від того, що вони з’являться без затримок. Тому вони вживають усіх необхідних запобіжних заходів, щоб бути готовими. Вони забезпечують обслуговування вантажівки. Вони проходять відповідне навчання.
Тереза: Я з вами, але як це перетворюється на краще управління часом?
Рассел: Я думаю, щоб не гасити пожежі у вашому особистому та професійному житті, вам потрібно 1. Скласти план, 2. Залучитись і 3. Зробити це. Ви присвоюєте значення кожному завданню і вирішуєте, як його виконати, щоб те, що залишилось, не згоріло і не спричинило величезних проблем.
Тереза: Добре, отже, коли ви отримуєте електронне повідомлення або хтось просить вас щось зробити, як ви реалізуєте цей план пожежної охорони?
Рассел: У мене є низка з шести запитань, які я задаю собі для того, щоб обробляти інформацію.
1. Що це? Це інформація? Чи є щось, що я повинен зробити?
2. Яких дій потрібно? Скільки часу це займе? Якщо це менше двох хвилин, чи можу я це зробити зараз?
3. (Якщо це вимагає більше часу, ніж дві хвилини) Яке значення відображається, якщо я це роблю? Який вплив?
4. Чи варто це робити? Які наслідки, якщо я це роблю чи не роблю?
5. Це моя відповідальність, чи це за когось іншого? Хто відповідає за управління цим?
6. Чи має він часовий термін? Чи потрібно це робити в певну дату? І якщо це не моя відповідальність, чи потрібно мені стежити за цим?
Тереза: Що б ви сказали, що це найбільша помилка, яку ми робимо, керуючи своїм часом?
Рассел: Я думаю, нам завжди потрібно переконатися, що те, що ми робимо, пов’язане зі значущою метою, і таким чином ми призначаємо особисту чесність кожному завданню.
