Ваша триступенева формула безстресового підходу до електронної пошти

"Перевіряйте електронну пошту лише один раз вранці та один раз вдень - ні більше, ні менше".

"Встановіть відповідь" поза офісом ", щоб повідомити людям, що ви зосереджуєтесь на роботі, а не перевіряєте електронну пошту".

Такі поради щодо управління електронною поштою зазвичай пропонують експерти з роботи та кар’єри, які попереджають, що Inbox є кінцевим фактором, що вбиває продуктивність. І це правда: Один із найпоширеніших інструментів сучасного бізнесу став одним із його найбільших недоліків. Щоб зосередитися, нам потрібно щодня обмежувати час перебування у в'язниці електронною поштою.

Що не поділяють експерти з продуктивності, це те, що відволікаюча сила електронної пошти набагато глибше, ніж просто переривання нашого робочого процесу. Насправді ваші цифрові звички пов’язані з психологічними факторами, що відбуваються поза вашим усвідомленням.

Про що говорить ваша звичка електронної пошти

Коли ви відчуваєте тригер - скажіть a ding попереджаючи вас про нове повідомлення у папці "Вхідні" - можливо, ваша реакція на ривок полягає в тому, щоб негайно відповісти. Ви звертаєтесь до свого телефону або ноутбука і починаєте відстукувати.

Відповівши, ви відчуваєте невеликий приплив задоволення. ти відчувати продуктивно, і ви не заперечували б так частіше. Але перш ніж ви це зрозумієте, ви опинитесь у циклі перевірки та відповіді на сповіщення електронною поштою у будь-який час: під час сімейного часу, за вечерею з друзями, під час прогулянки через перехрестя. Можливо, ви помітили, що це стало імпульсом, який важко контролювати.

Цей тип реакції є формою «неявного пізнання», несвідомих зразків, які впливають на те, як ми поводимось, - і це причина, через яку це так важко ні , щоб перевірити свою поштову скриньку. Це трапляється, коли з часом ваш розумовий процес відходить на другий план. Тепер це здається автоматично, але насправді відбувається складний зв’язок між вашим мозку, тілом та нервовою системою.

Перевіряючи електронну пошту та відповідаючи на неї, те, що починається як рішення, яке ви приймаєте свідомо, незабаром перетворюється на автоматичне натискання кнопки «оновити» на папці «Вхідні», навіть не думаючи про це. Коли починається неявне пізнання, ми імпульсивно перевіряємо електронні листи, часто коли знаємо, що нам слід працювати над чимось більш важливим.

Хоча спочатку вам може бути приємно відповідати на електронні листи пізно ввечері, але це може швидко вплинути на ваші стосунки, час і загальне щастя, якщо ви дозволите це увійти в звичку. Цей швидкий удар насолоди, хоч і не приносить користі в довгостроковій перспективі, переважає здоровий глузд. Оскільки ми помилково пов'язуємо задоволення від відповіді на електронну пошту та продуктивність, ми робимо це більше, поки не виявимо, що це вписано у наш повсякденний режим.

Уважний підхід до електронної пошти: 3 запитання

Ви можете повторно навчити свій мозок бути більш уважним та навмисним у тому, як ви використовуєте електронну пошту, про що я детальніше навчаю в програмі REWIRE, розробленій, щоб допомогти людям виробити здоровіші звички та покращити взаємозв'язок з технологіями. Як і у випадку з іншими негативними моделями, це починається з того, що ви задаєте собі декілька ключових питань, щоб розкрити основні причини, через які ви змушені так часто падати по кроликовій норі електронної пошти.

1. "Це найкраще використання мого часу?"

Над чим ви працювали безпосередньо до того, як стали жертвою папки "Вхідні"? Електронна пошта є великим відволікаючим фактором, тому скористайтеся цим запитанням, щоб перевірити, чи імпульс перевіряти ваші повідомлення не заважає вашій увазі під час продуктивної серії.

Багато електронних листів можна швидко прочитати, відповісти простими «так» або «ні» або подати на потім. Хороше емпіричне правило: якщо дію можна завершити протягом 5 хвилин, виконайте її прямо зараз. Заощаджуйте довші періоди безперервного часу, щоб отримати значущу, високоефективну роботу.

2. "Чому я відчуваю, що мені потрібно перевірити електронну пошту саме зараз?"

Коли ви помічаєте, що залучаєтесь до електронної пошти, перейдіть до більш уважного, усвідомленого підходу, перш ніж продовжувати. Що ще відбувається, коли ви переїжджаєте, щоб оновити папку "Вхідні"? Ви почуваєтесь самотніми, нудними чи боїтеся бути визнаними ледачими, якщо не реагуєте швидко? Після того, як ви розкрили корінь імпульсу, шукайте більш здоровий спосіб задовольнити емоційні чи фізичні потреби, які ви виявили.

У її книзі Краще, ніж раніше, експерт з питань щастя Гретхен Рубін, пропонує створити меню "ласощів" - невеликих задоволень чи потурань, які служать продуктивними засобами для боротьби зі стресом. Рубін зазначає, що частіше за все здорові ласощі не передбачають сидіння перед екраном, це скоріше дії, люди чи речі, які пожвавляють вас. Кілька прикладів - це грати з собакою протягом 20 хвилин, купувати собі приємний трав’яний чай, відвідувати заняття з йоги, терапевтично каракулювати в книжці-розмальовці для дорослих або організовувати свій стіл (адже якщо ви такий акуратний вирод, як я, ви насправді знайти це розслаблюючим).

3. "Якої мети я намагаюся досягти?"

Є причина, чому багато хто з найуспішніших людей у ​​світі уникають перевірки електронної пошти в першу чергу вранці. Це тому, що як Брендон Берчард, експерт з розвитку особистості та автор Заряд каже: "Вхідні - це не що інше, як зручна система організації подій для інших людей". Якщо ви не будете обережні, ви можете загубитися в напруженій роботі, просто реагуючи на вимоги інших людей, не створюючи часу для реалізації своїх найважливіших проектів та пріоритетів.

Щоб уникнути цієї пастки, встановіть конкретний намір або причину відкриття папки "Вхідні" (тобто "Надішліть документи мого начальника для ознайомлення на зустріч о 13:00", "Знайдіть і роздрукуйте інформацію про рейс"). Визначення того, чого ви хочете досягти раніше Ви занурюєтеся в електронну пошту, щоб Ви зосередилися. Це перериває цикл неявного пізнання, який, як правило, призводить до того, що ви залишаєтесь у вашому папці "Вхідні". Натомість ви залишаєтеся під контролем своєї поведінки, що звільняє вас від можливості потрапляти та виходити з папки "Вхідні" та переходити до предметів більшого значення.

Ще одна хороша стратегія, щоб утримувати свої звички електронною поштою, - це перевернути рівняння та подумати, про що ви втрачаєте, коли перевіряєте його. Як люди, ми мотивовані більше збитками, ніж прибутком, тому знання важливих справ, якими ви жертвуєте, залишаючись загроженими електронною поштою, може допомогти вам перейти до дії та змінити пріоритети для роботи над речами, які насправді важливі. Якщо ви подібні до більшості з нас, у вас виникають проблеми з проходженням усіх пунктів у вашому списку справ за день, але, врахувавши, які з них мають пріоритет, ваші чисті втрати будуть меншими.

Більшість з нас не усвідомлюють, наскільки ми жертвуємо своєю увагою до своєї папки "Вхідні". Ми відчуваємо себе не зосередженими, проте не усвідомлюємо, як наші безглузді, автоматичні звички перевірки електронної пошти сприяють втомі та вигоранню. Задавши собі ці запитання, ви зможете визначити, чи ведуть ваші звички до електронної пошти до успіху чи стримують вашу продуктивність. Озброївшись цією інформацією, ви можете ігнорувати дзвін і пінг і поверніть контроль над папкою "Вхідні".

PS: Якщо ви готові повернути контроль над своїм часом, змінити свої цифрові звички та жити більш збалансовано, мій курс REWIRE для вас. Зареєструйтесь тут, щоб дізнатись більше!